【DXコラム】 ITツール導入で成果が出ない
デジタル化やDX推進させるためにITツールを導入することは、必須の事項だと思いますが、果たして想定通りの成果が出ているでしょうか。 ITツールの使い難さや複雑さ、更に処理手順の変更などにより導入前より手間が掛かっていることはありませんか。またITツールを使える方が限定されて、結局手作業に戻ってしまったというようなケースは、実は枚挙に遑がありません。何故このようなことが起こるのでしょうか。よくあるケースでは、ITツールの機能概要を理解し、頭の中にある自社の業務と照らし合わせ何となく出来そうだと考え、疑問点はITツールベンダーや販売店営業者に問合せした回答から決定したという流れです。このどこに問題があるのでしょうか。
それは、自他共に共有できる情報として、業務内容が明確になってないことです。これでは、販売する側もイメージとしてしか回答できません。ITツールの導入には、業務プロセスが可視化されていることが前提です。ITツールの優れた機能が自社業務に合っているとは必ずしも限らないのです。
そこでITツールを有効に導入するためには、対象業務における業務プロセス全体を可視化する必要があります。業務は必ず複数のプロセスから成り立っています。単体の作業だけを対象として可視化しても前後のプロセスの連携が生まれません。業務プロセス全体を可視化し、それぞれの課題を漏れなく、正確に抽出することが大切です。
そのためには、ITツール導入企画担当者と現場作業者との強い協力体制が必須となります。この体制次第がすべての結果に影響を与えることになります。ところが日常業務が忙しかったり、担当者が慣れた作業を変えたくないと思う状況ではなかなかうまく進まないケースが出てきます。これを進めるには、各自が自身に対するのメリットを如何に理解することができるかが重要となります。メリットとしては、・作業が簡単になる（効率化）・作業が共通化される（標準化）・作業が早くなる（効率化）・処理ミスが減る（効率化）・二重チェックが要らない（効率化）・残業が減る（コスト削減）・作業予定が明確になる（標準化）など、結果としてより高い知識、スキルも求められるコア業務へのシフトやライフバランスを重視することが出来るようになることです。これらのメリットを責任者が継続的に伝えること、企画者が得られたメリットを可視化し都度公開し続けることが成功に導く一つのポイントとなります。