2005年4月のe-文書法施行から対象帳票が一般取引までに拡大し、改正した電子帳票保存法により、ついに電子保存が必須になります。
キャビネットにファイリングしていた原本では認められなくなってしまうことを理解している方はどの位いらっしゃるでしょうか。
しかも2024年1月1日からの取引分から適用されてしまいます。猶予期間はあと半年。この間に有効な対策を講じておかなければなりません。
インボイス制度では請求書のみの対応ですが改正電子帳票保存法では、ほとんどの取引帳票が対象となってしまいます。

そこで対策を考える上でまず最初に行うことは、どのような帳票がどの部門で作成され、取引先への引き渡し方法や保存方法がどの様になっているのか明らかにすることです。
これは自社で発行するものだけではなく、取引先より受領する書類、PDF、データもすべて含まれます。
この可視化を正確に行わないと抜け漏れが発生し、対策が不十分となってしまいます。これを行うには時間も工数も掛かります。

まず可視化プロジェクトを立上げ、調査フォーマットを作成し、各部門に記入依頼展開し、現状を抜け漏れなく正確に把握します。
言うのは簡単ですがこれを行うのは相当大変な作業です。現場の多大な協力無しには不可能ですし、営業担当者によりやり方が異なり、
標準化されてないケースも出てきます。
「こんなやり方していたのか！」と上司が驚くことはどこの企業でもあることです。
マニュアルが整備されていてもマニュアル通りの運用がされていないケースも多々存在します。
具体的には、どの部署でどのような書類を発行または受領しているのか調べ、その対象書類毎に
作成部署、情報形式（紙、データ等）、提出形式（郵送等）、受領形式（郵送等）、控え等の保管形式（紙）、控え等の保管場所（社内キャビネット等）を明らかにします。

進めている途中で「何故政府はこんな面倒なことを法令化するのか！」と言いたくなりますが日本のデジタル化は先進国に比べて極端に遅れている現状では避けて通れない道です。官公庁でもデジタル化が必須として山積みの紙申請の世界から抜け出そうとしています。
現実は書類の山に埋もれていますが。
なんとか自力でやりたいところですが、可視化をサービスとしている会社等に委託するのも一つの方法です。
コンサル会社、IT会社やBPO（アウトソーシング）ベンダー等が受託します。
まずは可視化をやり切って下さい。可視化した後は、次コラムに掲載します。

DXってそもそもデジタルデータを扱うことを前提としているのに、『社内では昔ながらの申請書や取引上の書類で溢れている』と頭を抱えている方々も多いのではないでしょうか。
常にネットワークに接続状態ですべての行動はデジタル化の中で進行する、履歴は完璧にデータ化されて分析ができる、こんな社会が来ることは間違いないのですがそこまでに至るにはかなり時間が掛かります。
しかし、業務のレスポンスを大幅に上げようと考えるとデジタル化はまず最初に手を付けるべきポイントなのではないでしょうか。
テレワーク推進号令が掛かっても、書類を見ないと処理ができない、仕方なく会社に出社したことは何度も経験したことだと思います。
ところが、そんなことは分かり切っていても掛け声だけでなかなか進まないのがペーパーレス化です。まず、キャビネ内の書類ファイルを見て、とてもやる気が失せたり、コピー機で始めたけど遅遅として進まず頓挫することが多いいのもペーパーレスです。
そこで、過去の文書は一切電子化しない、今後発生するもののみすべてをデジタルデータとするというのも、一つの割り切った方法です。
ここで問題となるのが、過去の情報を参考にしないとならない業務や法令（電子帳票保存法等）で電子化データ保存が義務付けられている業務です。このように考えると電子化すべき文書はかなり限定されます。

 

 

 

例えば今後の契約業務はすべて電子契約とする、有効期間中の契約のみ電子化すると決めれば導入し易く、デジタル化によるメリットをすぐに享受できます。
このように対象を絞り込み始めることも有効な手段です。もともと社内にある５割～７割の書類は触れることもなく単純廃棄できるものと言われています。こうした状況ではデジタル化の方向性を定め、事業に直結した業務からデジタル化を始めることが重要です。まずは社内の状況（非効率な業務を現場から洗い出し）を把握し、自社DX（あるべき姿とは）へのコンセンサスを取り、一歩進める、このようなご支援として「DX研修サービス」を用意しています。
是非ご利用下さい。

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