【DXコラム】DXに向けて
DXってそもそもデジタルデータを扱うことを前提としているのに、『社内では昔ながらの申請書や取引上の書類で溢れている』と頭を抱えている方々も多いのではないでしょうか。
常にネットワークに接続状態ですべての行動はデジタル化の中で進行する、履歴は完璧にデータ化されて分析ができる、こんな社会が来ることは間違いないのですがそこまでに至るにはかなり時間が掛かります。
しかし、業務のレスポンスを大幅に上げようと考えるとデジタル化はまず最初に手を付けるべきポイントなのではないでしょうか。
テレワーク推進号令が掛かっても、書類を見ないと処理ができない、仕方なく会社に出社したことは何度も経験したことだと思います。
ところが、そんなことは分かり切っていても掛け声だけでなかなか進まないのがペーパーレス化です。まず、キャビネ内の書類ファイルを見て、とてもやる気が失せたり、コピー機で始めたけど遅遅として進まず頓挫することが多いいのもペーパーレスです。
そこで、過去の文書は一切電子化しない、今後発生するもののみすべてをデジタルデータとするというのも、一つの割り切った方法です。
ここで問題となるのが、過去の情報を参考にしないとならない業務や法令（電子帳票保存法等）で電子化データ保存が義務付けられている業務です。このように考えると電子化すべき文書はかなり限定されます。
例えば今後の契約業務はすべて電子契約とする、有効期間中の契約のみ電子化すると決めれば導入し易く、デジタル化によるメリットをすぐに享受できます。
このように対象を絞り込み始めることも有効な手段です。もともと社内にある５割～７割の書類は触れることもなく単純廃棄できるものと言われています。こうした状況ではデジタル化の方向性を定め、事業に直結した業務からデジタル化を始めることが重要です。まずは社内の状況（非効率な業務を現場から洗い出し）を把握し、自社DX（あるべき姿とは）へのコンセンサスを取り、一歩進める、このようなご支援として「DX研修サービス」を用意しています。
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