＜改正電子帳票保存法の施行間近＞

2005年4月のe-文書法施行から対象帳票が一般取引までに拡大し、改正した電子帳票保存法により、ついに電子保存が必須になります。
キャビネットにファイリングしていた原本では認められなくなってしまうことを理解している方はどの位いらっしゃるでしょうか。
しかも2024年1月1日からの取引分から適用されてしまいます。猶予期間はあと半年。この間に有効な対策を講じておかなければなりません。
インボイス制度では請求書のみの対応ですが改正電子帳票保存法では、ほとんどの取引帳票が対象となってしまいます。

＜帳票の可視化が重要＞

そこで対策を考える上でまず最初に行うことは、どのような帳票がどの部門で作成され、取引先への引き渡し方法や保存方法がどの様になっているのか明らかにすることです。
これは自社で発行するものだけではなく、取引先より受領する書類、PDF、データもすべて含まれます。
この可視化を正確に行わないと抜け漏れが発生し、対策が不十分となってしまいます。これを行うには時間も工数も掛かります。

＜現状を漏れなく正確に把握＞

まず可視化プロジェクトを立上げ、調査フォーマットを作成し、各部門に記入依頼展開し、現状を抜け漏れなく正確に把握します。
言うのは簡単ですがこれを行うのは相当大変な作業です。現場の多大な協力無しには不可能ですし、営業担当者によりやり方が異なり、
標準化されてないケースも出てきます。
「こんなやり方していたのか！」と上司が驚くことはどこの企業でもあることです。
マニュアルが整備されていてもマニュアル通りの運用がされていないケースも多々存在します。
具体的には、どの部署でどのような書類を発行または受領しているのか調べ、その対象書類毎に
作成部署、情報形式（紙、データ等）、提出形式（郵送等）、受領形式（郵送等）、控え等の保管形式（紙）、控え等の保管場所（社内キャビネット等）を明らかにします。

＜改正電子帳票保存法の重要な第一歩＞

進めている途中で「何故政府はこんな面倒なことを法令化するのか！」と言いたくなりますが日本のデジタル化は先進国に比べて極端に遅れている現状では避けて通れない道です。官公庁でもデジタル化が必須として山積みの紙申請の世界から抜け出そうとしています。
現実は書類の山に埋もれていますが。
なんとか自力でやりたいところですが、可視化をサービスとしている会社等に委託するのも一つの方法です。
コンサル会社、IT会社やBPO（アウトソーシング）ベンダー等が受託します。
まずは可視化をやり切って下さい。可視化した後は、次コラムに掲載します。